Basishandleiding voor prompts

Een handleiding om snel aan de slag te gaan met effectieve prompts

Effectieve prompts schrijven
Administratieve ondersteuning
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
  - Directiesecretaresse en Executive Business Partner
Communicatie
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
  - Analyses en public relations
  - Communicatiebeheerder
Klantenservice
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
  - Klantenservicemanager of -medewerker
  - Klantenservicespecialist
Leidinggevenden
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
Eerstelijnsmanager
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
  - Verkoopmedewerker
  - Magazijnmedewerker
Human Resources
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
  - Recruiter
  - HR-manager
Marketing
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
Projectmanagement
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
  - Projectmanager
  - Technisch projectmanager
Verkoop
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
Kleine bedrijven
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden
  - Eigenaar
Startups
- Voorbeeld van vervolgprompts
- Gebruiksvoorbeelden

Klantenservice

Als klantenserviceprofessional wilt u met een proactief en hulpvaardig team moeiteloos efficiënte service bieden die altijd prettig overkomt.

In dit gedeelte vindt u eenvoudige manieren om prompts te integreren in uw dagelijkse werkzaamheden.

Aan de slag

Neem eerst de algemene tips voor het schrijven van prompts door in het gedeelte Effectieve prompts schrijven.

Bij elke prompt hieronder vindt u een scenario dat toont hoe u kunt samenwerken met Gemini voor Google Workspace. De voorbeeldprompt geeft aan hoe u vervolgprompts schrijft aan de hand van de eerste gegenereerde reactie.

Voorbeeld van vervolgprompts

Toepassing:

Concept klantcommunicatie

U bent klantenservicemedewerker en reageert rechtstreeks op vragen en problemen van klanten. U kreeg zojuist een e-mail van een klant die beschadigde artikelen heeft ontvangen. U opent een nieuw Google-document en klikt op Help me met schrijven om een prompt te sturen naar Gemini in Documenten. Typ het volgende:

Legenda
Personage
Taak
Context
Indeling

Help me craft an empathetic email response.

I am a customer service representative,

and I need to create a response to a customer complaint.

The customer ordered a pair of headphones that arrived damaged. They’ve already contacted us via email and provided pictures of the damage. I’ve offered a replacement, but they’re requesting an expedited shipping option that isn’t typically included with their order.

Include a paragraph that acknowledges their frustration and three bullet points with potential resolutions.

Help me craft an empathetic email response.

I am a customer service representative,

and I need to create a response to a customer complaint.

Include a paragraph that acknowledges their frustration and three bullet points with potential resolutions.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

U vindt de e-mail die Gemini in Documenten voor u heeft gemaakt prima en selecteert Invoegen. Maar u wilt ook brainstormen over manieren om het probleem op te lossen zonder versnelde verzending aan te bieden. U selecteert Help me met schrijven om een prompt te sturen. U typt:

Legenda
Taak
Context

Suggest 10 alternative options

in place of expedited shipping to resolve the customer’s frustration about receiving the damaged package.

Suggest 10 alternative options

in place of expedited shipping to resolve the customer’s frustration about receiving the damaged package.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

Deze 10 suggesties zijn nuttig. U klikt op Invoegen om de tekst aan uw concept toe te voegen.

Gebruiksvoorbeelden

Klantenservicemanager of -medewerker

Toepassing:

Documenten met veelgestelde vragen gebruiken om te reageren op complexe vragen van klanten

Een klant heeft u een complexe, meerdelige vraag gesteld. Om een nauwkeurig antwoord te kunnen geven, heeft u informatie nodig die is verspreid over meerdere documenten. Vanuit het zijvenster van Drive stuurt u een prompt naar Gemini. U typt:

Summarize information about [product name] including the product’s specific [return policy], [ingredients], and [certifications].

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Drive

Gemini reageert met een samenvatting en links naar relevante bestanden, waarop u vanuit het zijvenster rechtstreeks kunt klikken. U leest de informatie en wilt dan via e-mail een antwoord aan de klant genereren. U opent het bericht, stuurt vanuit het zijvenster van Gmail een prompt naar Gemini en tagt relevante bestanden door @bestandsnaam te typen. U typt:

Generate a response to the customer question about our [return policy] and [product certifications] based on @[Customer FAQ Document]. Use a helpful and professional tone.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Gmail

Toepassing:

Communicatieraamwerken standaardiseren

U bent de manager van een klantenserviceteam. U moet schaalbare bronnen maken om de communicatie van uw team te standaardiseren. U opent een nieuw Google-document. U brainstormt door vanuit het zijvenster van Documenten een prompt te sturen naar Gemini. U typt:

Draft templates for three different types of customer communication. Create templates for apology emails, order confirmation messages, and thank you notes for loyal customers. Keep each template to one paragraph and use a friendly tone.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

De voorgestelde templates helpen u op weg. U bewerkt deze en verwerkt merkelementen en het beleid van uw bedrijf erin. Nu wilt u de best practices voor communicatie door uw team opstellen voor nieuwe medewerkers. U opent een nieuw Google-document en stuurt een prompt naar Gemini in Documenten. U typt:

Craft a list of customer communication best practices that can be used to train new team members. Outline three sections, including how to handle happy customer inquiries, neutral customer inquiries, and dissatisfied customer inquiries.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

U wilt het team ook ondersteunen met gestandaardiseerde taal die de teamleden kunnen gebruiken in telefoongesprekken met klanten. U stuurt een prompt naar de Gemini-app:

I am a [customer service manager]. I am trying to create standardized language that the team can use when interacting with customers on phone calls. Generate templates for common call openings, greetings, and closures for a customer service representative at a retail store. These templates should allow for personalization with customer details. The goal is to ensure consistency and professionalism while allowing for differentiation with specific customer information.

Naar klembord gekopieerd

Gemini-app

Toepassing:

Klantenservice verbeteren

U heeft geconstateerd dat het aantal klachten van klanten is gestegen. U moet samenwerken met andere afdelingen om terugkerende problemen aan te pakken. U stuurt een prompt naar Gemini in Gmail. U typt:

Draft an email to my colleagues proposing a meeting to discuss customer experience improvement initiatives. Request that marketing, sales, and product stakeholders meet in the next week to get a clear sense of roles and responsibilities.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Gmail

U bewerkt de e-mail en stuurt die naar uw collega's. Nu wilt u een spreadsheet maken om de voortgang van dit contact met meerdere afdelingen te volgen. U opent een Google-spreadsheet en stuurt vanuit het zijvenster van Spreadsheets een prompt naar Gemini. U typt:

Create a table to track the progress and impact of different customer experience improvement tactics using relevant metrics, including support ticket volume and priority level (high, medium, low).

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Spreadsheets

Klantenservicespecialist

Toepassing:

Feedback van klanten analyseren

U heeft een spreadsheet waarin feedback van klanten wordt bijgehouden. U wilt de spreadsheet analyseren en brainstormen over mogelijke redenen voor de trends. U chat met de Gemini-app. U uploadt het bestand en typt:

I am a customer support specialist. Using the attached spreadsheet, identify trends and patterns in our [customer feedback] by [category] over [time period]. Identify areas where [customer outreach] has increased significantly and investigate potential reasons.

Naar klembord gekopieerd

Gemini-app

Toepassing:

Zelfservice mogelijk maken voor klanten

Klanten geven in hun feedback steeds aan dat uw retourbeleid onduidelijk is. U opent een Google-document waarin het beleid voor retouren, terugbetalingen en winkeltegoed staat. U activeert Gemini in Documenten door Help me met schrijven te selecteren. U typt:

Summarize this content to write a clear and concise product return policy and outline 5 steps for customers to take in sequential order.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

U vindt het een pluspunt dat de stappen zo eenvoudig zijn. U herhaalt het proces voor uw beleid voor terugbetalingen en uw beleid voor winkeltegoed. Nu wilt u de nieuwe, vereenvoudigde content gebruiken om een blogpost voor klanten te maken. Vanuit het Google-document met de zojuist geschreven richtlijnen stuurt u een prompt naar Gemini in Google Documenten. U typt:

Take this content and turn it into a short blog with the title “Resolve Common Issues Without Agent Assistance.” Have separate sections for our return policy, our refund policy, and our store credit policy.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

Nu wilt u een e-mailtemplate maken die het team kan gebruiken wanneer er vragen van klanten binnenkomen over deze 3 beleidsonderdelen. U opent een nieuw Google-document en stuurt een prompt naar Gemini in Documenten door te klikken op Help me met schrijven. U typt:

Draft an email template to a customer that highlights self-service resources referencing [blog link] for [support issues]. Thank the customer for their business and assure them of our commitment to meeting their needs.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

Toepassing:

Voice of the customer onderzoeken

U wilt een e-mail naar een ontevreden klant sturen om te proberen het probleem op te lossen. U opent een e-mail waarin een klant zich beklaagt. U selecteert Help me met schrijven om een prompt naar Gemini in Gmail te sturen. U typt:

Request a follow-up conversation on [date] at [time] with this customer who provided negative feedback to understand their concern and offer resolutions. Include example solutions.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Gmail

De conceptreactie is een mooi begin, maar u wilt het taalgebruik verfijnen. U klikt op Verfijnen en Uitbreiden om een vervolgprompt naar Gemini in Gmail te sturen. Vervolgens wilt u een korte enquête maken die u na elk vervolggesprek met een klant kunt sturen. U opent een nieuw Google-document en stuurt een prompt naar Gemini in Documenten. U typt:

Create five different questions to customers who have just spoken to an agent on the phone. Questions should gauge how effective the call was, if the customer’s concern was addressed, and if they would recommend our business to others.

Naar klembord gekopieerd

Gemini in Documenten

Communicatie

Leidinggevenden

Gemini op het werk

Ontdek beproefde bronnen, van hulp voor het maken van prompts tot praktijkvoorbeelden, en leer hoe je zoveel mogelijk uit Gemini voor Google Workspace haalt.

Meer informatie